Opóźnienia we wprowadzeniu KSeF sprawiły, że wielu przedsiębiorców odwlekało moment wdrożenia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w firmie. Jednak teraz wiadomo już na pewno, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od lutego 2026 r. To zatem dobry moment, aby przygotować się na wprowadzenie tego rozwiązania w firmie. Zobacz, jak to zrobić.
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do rejestracji, odbioru oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązanie to – na wzór włoski czy hiszpański – zostało stworzone przez polskie Ministerstwo Finansów. Głównym celem jego wprowadzenia jest uszczelnienie systemu podatkowego. Ustawodawca wziął jednak pod uwagę również korzyści dla przedsiębiorców. Chodzi przede wszystkim o ułatwienie przechowywania i skutecznej wysyłki dokumentów rozliczeniowych oraz wcześniejsze otrzymanie zwrotu VAT.
Obecnie system KSeF jest już w pełni funkcjonalny. Oznacza to, że można z niego korzystać i robi to już bardzo wielu przedsiębiorców! Wkrótce każda firma i instytucja w Polsce będzie musiała przejść na KSeF. Stanie się to:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorstw, które za rok 2025 osiągną sprzedaż (z podatkiem) na poziomie co najmniej 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych firm i instytucji.
Jak zatem widać, warto jak najszybciej przejść na Krajowy System e-Faktur – tak, aby móc go „przetestować” i nauczyć się funkcjonowania w nim, zanim stanie się obowiązkowy.
Jak wdrożyć KSeF w firmie?
Na wdrożenie KSeF masz jeszcze sporo czasu. Dlatego warto podejść do niego metodycznie i strategicznie, aby proces przebiegł płynnie i zintegrował się z obecnymi procedurami stosowanymi w firmie. Jak to zrobić?
Ustal, w jaki sposób będziesz korzystać z KSeF
Nowy system wymaga, aby rejestrować, odbierać i przechowywać w nim wszystkie dokumenty rozliczeniowe. Co jednak, jeżeli Twoja firma korzysta z systemu ERP? Wówczas musisz się zastanowić, czy chcesz „rozdzielić” obsługę obu tych środowisk (dokładając sobie pracy i zwiększając ryzyko popełnienia błędu), czy wolisz je zintegrować. Taka opcja jest możliwa np. dzięki systemowi KSeF Connect od EDITEL Polska. Korzystanie z niego pozwala zaoszczędzić czas i nerwy – transmisja danych pomiędzy ERP a KSeF jest w pełni zautomatyzowana i bezproblemowa.
Zaloguj się do KSeF
Aby móc rejestrować, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane w systemie, trzeba się do niego zalogować. Można to zrobić na stronie rządowej, po zalogowaniu się do KSeF przy pomocy Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wówczas zyskasz możliwość wygenerowania tokena autoryzacyjnego. Będzie on potrzebny do uwierzytelniania komunikacji z systemem.
Dostosuj oprogramowanie firmowe do KSeF
Jeżeli wykorzystujesz systemy integrujące KSeF i ERP, czas na konfigurację całego środowiska – tak, aby było gotowe na korzystanie z nowego rozwiązania.
Przeszkól pracowników z zakresu KSeF
Aby zmiana modelu wystawiania faktur przebiegała bez problemów, zorganizuj szkolenie dla pracowników, podczas którego omówisz i wyćwiczysz nowe procedury. Wesprze Cię w tym firma wdrażająca oprogramowanie integrujące oprogramowanie firmowe z KSeF.
Rozpocznij testy i pilotaż
Obecnie KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy. Dlatego można bez stresu i obaw testować system – tak, aby upewnić się, że cały proces jest realizowany poprawnie. Dzięki temu pracownicy zyskają czas na „oswojenie się” z procedurami. Gdy natomiast przyjdzie luty lub kwiecień 2026 r., nie będziesz się stresować, że coś pójdzie nie tak.
