Czy wspólne biuro to wspólne ryzyko? Analizujemy i podpowiadamy, jak zachować bezpieczeństwo danych pracując zdalnie w przestrzeniach coworkingowych w Polsce.
Przestrzenie coworkingowe są coraz popularniejsze w Polsce. Ze wspólnych biur chętnie korzystają freelancerzy, małe firmy i startupy. Takie przestrzenie są wygodne, tanie i pozwalają pracować w otoczeniu innych. Niestety, wraz z tym trendem pojawiają się nowe wyzwania z zakresu cyberbezpieczeństwa. We współdzielonej przestrzeni pracuje się ramię w ramię z obcymi osobami i firmami, często korzystając z tej samej infrastruktury sieciowej. To z kolei niesie ze sobą ryzyko związane m.in. z nieuprawnionym dostępem do danych, kradzieżą informacji czy atakami poprzez niezabezpieczone Wi-Fi. W tym artykule omawiamy najważniejsze zagrożenia czyhające w strefach coworkingowych oraz sposoby, jak im przeciwdziałać.
Zagrożenia cyberbezpieczeństwa w przestrzeniach coworkingowych
Przyjrzyjmy się najczęstszym zagrożeniom cyberbezpieczeństwa w biurach coworkingowych.
- Nieautoryzowany dostęp fizyczny. Operatorem przestrzeni coworkingowej zwykle jest zewnętrzna firma, która dba o kontrolę dostępu do biura. Jej użytkownicy nie mają jednak pełnej kontroli nad tym, kto przebywa w budynku. Istnieje ryzyko, że w biurze mogą pojawić się osoby niezweryfikowane: goście, klienci innych firm, a nawet ktoś o złych intencjach, kto może próbować wejść w posiadanie naszych urządzeń (np. zabrać pozostawionego bez opieki laptopa).
- Otwarty charakter przestrzeni (np. wspólne stanowiska i szklane ściany). Sprzyja to zjawisku podglądania ekranu przez osoby postronne. Współdzielenie biura z innymi zwiększa więc ryzyko fizycznej kradzieży urządzeń lub nieautoryzowanego wglądu w poufne dane.
- Kradzież danych i ataki sieciowe. Osoby korzystające z coworkingu dzielą się tą samą siecią internetową. To wygoda, ale i zagrożenie. Często spotykana praktyka to udostępnianie jednej, wspólnej sieci Wi-Fi zabezpieczonej hasłem znanym wszystkim rezydentom. Taki model – choć wygodny – stanowi duże ryzyko dla firm. Jeśli ruch nie jest odpowiednio szyfrowany, atakujący mogą przechwycić loginy, hasła czy inne poufne informacje przesyłane w obrębie takiej sieci.
- Błędy i zaniedbania użytkowników. Wiele incydentów bezpieczeństwa wynika nie z samych ataków, ale z ludzkich błędów. Przykładowo, pracownicy mogą paść ofiarą phishingu (np. klikając w fałszywy e-mail podszywający się pod administrację coworkingu), używać słabych haseł, które łatwo zgadnąć, lub w ogóle nie zmieniać domyślnych danych dostępowych do swoich urządzeń.
Powyższe zagrożenia w połączeniu z błędami popełnianymi przez osoby korzystające z coworkingu mogą negatywnie wpłynąć na ogólny poziom bezpieczeństwa.
Jak chronić swoje dane w coworkingu – praktyczne porady
Istnieją konkretne działania, które można podjąć, aby zabezpieczyć swoje dane we wspólnym biurze.
- Analiza publicznej sieci Wi-Fi
Zwróć uwagę na sieć Wi-Fi, z której korzystasz z coworkingu i upewnij się, że jest odpowiednio zabezpieczona, najlepiej protokołem WPA2/WPA3 i silnym hasłem. Jeśli biuro oferuje odrębne, prywatne sieci (np. osobny SSID czy VLAN dla Twojej firmy), warto korzystać właśnie z nich zamiast publicznej sieci współdzielonej lub własnego mobilnego hotspotu.
- Szyfrowanie danych i korzystanie z VPN
Podczas korzystania z publicznych sieci Wi-Fi warto włączyć VPN. VPN szyfruje Twój ruch internetowy i przesyła go przez zaufany serwer, ukrywając dane przed hakerami. Dodatkowo VPN ukrywa adres IP (w kontekście bezpieczeństwa sieci często pada pytanie, co to adres IP i jaką pełni funkcję. Adres IP to unikalny numer identyfikacyjny urządzenia w sieci komputerowej) – w efekcie cała aktywność online staje się anonimowa dla osób postronnych w tej samej sieci.
- Podstawowe zasady ostrożności w miejscach publicznych
Należy traktować wspólną przestrzeń jak publiczne miejsce – nie zostawiać laptopa ani telefonu bez opieki, nawet na chwilę. Zawsze blokować ekran hasłem lub odciskiem palca oraz używać filtrów na ekran, aby utrudnić innym podgląd treści. Warto zadbać o stosowanie silnych i niepowtarzalnych haseł do urządzeń i kont (loginów i haseł).
Jakie błędy popełniają użytkownicy coworkingu?
Podczas pracy w strefie coworkingu pojawiają się sytuacje, których należy bezwzględnie unikać. Oto lista najczęstszych zagrożeń oraz błędów związanych z bezpieczeństwem:
Korzystanie z niezabezpieczonej sieci Wi-Fi bez dodatkowej ochrony
Łączenie się ze wspólnym Wi-Fi w coworkingu bez korzystania z żadnych dodatkowych zabezpieczeń to proszenie się o kłopoty. W takiej sieci ktoś może podglądać całą aktywność użytkownika lub próbować przejąć wrażliwe dane. Wielu użytkowników beztrosko ufa, że hasło do Wi-Fi wystarczy – tymczasem, gdy hasło zna każdy, sieć przestaje być prywatna.
Pozostawianie urządzeń bez nadzoru lub bez blokady
Opuszczenie stanowiska pracy nawet na chwilę, bez zamknięcia laptopa czy telefonu to poważny błąd. W otwartej przestrzeni ktoś obcy może szybko ukraść urządzenie lub uzyskać do niego dostęp, zanim użytkownik zorientuje się, co się dzieje. To zadanie dodatkowo ułatwia brak hasła lub PIN-u na urządzeniu, lub nieaktywna blokada ekranu.
Używanie powtarzających się lub prostych haseł
Stosowanie jednego hasła do wielu kont czy sieci Wi-Fi, a także wybieranie oczywistych fraz (typu 123456 czy haslo123) to proszenie się o wyciek danych. W przypadku włamania do czyjegoś konta na współdzielonym urządzeniu lub przechwycenia hasła w sieci, atakujący mogą spróbować użyć tych samych danych do innych usług. Niestety, słabe hasła nadal należą do najczęstszych błędów bezpieczeństwa.
Brak aktualizacji i ochrony antywirusowej
Wielu użytkowników zapomina o regularnych aktualizacjach systemu i programów. W coworkingu, gdzie komputery różnych osób łączą się w jednej sieci, urządzenie z przestarzałym oprogramowaniem staje się najłatwiejszym celem. Znane luki mogą zostać wykorzystane automatycznie przez malware. Podobnie bywa z brakiem aktualnego programu antywirusowego czy zapory ogniowej – niechronione urządzenie może zostać szybko zainfekowane, co następnie może zagrozić również innym w sieci.
Najważniejsze wnioski
Praca w strefie coworkingu nie musi oznaczać rezygnacji z bezpieczeństwa. Najważniejsze to mieć świadomość zagrożeń i przestrzegać podstawowych zasad cyberhigieny. Operatorzy przestrzeni powinni zapewnić bezpieczną infrastrukturę, ale równie dużo zależy od samych użytkowników. Stosując opisane powyżej dobre praktyki (silne hasła, aktualizacje, VPN, ostrożność itp.), można skutecznie chronić swoje dane i prywatność, ciesząc się jednocześnie wszystkimi zaletami pracy we wspólnym biurze.
