Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma wejść w już w 2026 roku. Firmy chcące uniknąć komplikacji związanych z wdrażaniem zmian powinny więc jak najszybciej opracować strategię dotyczącą wprowadzania niezbędnych modyfikacji. Sposobem na usprawnienie tego procesu oraz optymalizację fakturowania w firmie jest integracja systemu firmowego z KSeFem. W poniższym artykule wyjaśniamy, o czym należy pamiętać, by integracja ta przebiegła sprawnie i bezproblemowo.
Krajowy System e-Faktur oraz jego rola w procesie fakturowania
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rozwiązanie, które umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. System ten powstał między innymi w celu uproszczenia i przyspieszenia obrotu faktur między podmiotami oraz ułatwienia monitorowania dokumentów przez uprawnione do tego instytucje. Jest więc to narzędzie, które pozwala na znaczną optymalizację pracy większej lub mniejszej firmy. Co ważne, KSeF jest już teraz dostępny dla przedsiębiorstw – mogą już więc one korzystać z benefitów, jakie zapewnia ten system.
Co jednak szczególnie istotne dla każdej polskiej firmy, korzystanie z KSeFu stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeFu obejmie każdego podatnika VAT, który posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Niedostosowanie się do tych regulacji będzie wiązało się z nałożeniem na przedsiębiorstwo kary finansowej. Jak więc dopasować firmę do nowych wymogów? Proces ten warto zacząć od poznania najważniejszych informacji na temat KSeFu.
Jednym z istotnych pojęć, które pojawiają się w tym kontekście, jest faktura ustrukturyzowana. Co jednak kryje się za tym terminem? Faktura ustrukturyzowana to stosowany w ramach KSeFu elektroniczny dokument zapisany w formacie XML. Co ważne, musi być on także zgodny z wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych użyć można Aplikacji Podatnika lub aplikacji mobilnej e-mikrofirma. Większość firm ma jednak o wiele większe potrzeby biznesowe. Wykorzystują one bowiem wiele różnych oprogramowań i posiadają własny obieg faktur. W ich przypadku znacznie lepszym rozwiązaniem będzie więc używanie systemu firmowego zintegrowanego z KSeF.
Korzyści wynikające z integracji systemu firmowego z KSeF
Najbardziej podstawową formą korzystania z KSeFu jest założenie konta firmowego w systemie i uwierzytelnienie go za pomocą m.in.:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- Profilu Zaufanego,
- tokenu KSeF.
Po przejściu tego procesu i ustaleniu uprawnień możliwe jest wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Choć korzystanie z przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji umożliwia zgodne z wymogami prawnymi działanie, to w wielu przypadkach nie pozwala ono na osiągnięcie pełnej efektywności procesów biznesowych.
KSeF powstał bowiem z myślą o możliwości integracji z systemami firmowymi, które usprawnią jego działanie. Organizacje, które nie posiadają oprogramowania do obiegu faktur, powinny więc rozważyć wdrożenie KSeFu wraz z odpowiednio dopasowanym systemem. Obecnie dostawcy oprogramowania wychodzą z licznymi propozycjami narzędzi usprawniających obieg faktur ustrukturyzowanych. Jednym z dostępnych rozwiązań jest system elektronicznego obiegu faktur będący częścią platformy LOGITO, który pozwala na osiągnięcie wielu benefitów niedostępnych dla firm korzystających jedynie z rządowej Aplikacji Podatnika. Jego wdrożenie pomoże więc w podniesieniu efektywności procesów i zyskaniu przewagi konkurencyjnej.
Identyfikacja obszarów, które wymagają poprawy i które mogą być zoptymalizowane
Krajowy System e-Faktur powstał między innymi po to, by ułatwić firmom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Okazuje się jednak, że w przypadku niektórych firm KSeF może nie tylko nie podnieść efektywności fakturowania, ale nawet powodować dodatkowe komplikacje, które zmniejszą wydajność tego procesu. Ryzyko to dotyczy szczególnie średnich i dużych firm, które wystawiają ogromne liczby faktur. Wiele takich przedsiębiorstw używało bowiem do tej pory systemów, które pozwalały na znaczną optymalizację w zakresie wystawiania dokumentów finansowych. W momencie, gdy firma będzie musiała zrezygnować z niedostosowanego do wymagań KSeFu oprogramowania, straci ona dostęp do wykorzystywanych wcześniej funkcjonalności.
Na potencjalną utratę efektywności podatne będą także przedsiębiorstwa, które nie korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów. W takim przypadku sam KSeF nie dostarczy im bowiem wszystkich niezbędnych funkcjonalności. To właśnie dlatego dostosowywanie organizacji do obowiązkowego KSeFu warto połączyć z optymalizowaniem aktualnego obiegu dokumentów w firmie – nie tylko faktur, ale także np. umów, wniosków czy pism.
Sam Krajowy System e-Faktur nie zapewnia między innymi pomocy w sprawdzaniu poprawności danych na dokumencie czy też weryfikacji wysokości stawek. W przypadku firmy, która wystawia bardzo dużo faktur, może to doprowadzić do zwiększenia ryzyka błędów.
Jeżeli w proces fakturowania zaangażowanych jest wiele osób, sam obieg dokumentów finansowych w KSeF może nie być tak optymalny, jak miało to miejsce podczas używania dedykowanego oprogramowania. Dodatkowo Krajowy System e-Faktur nie jest wyposażony w funkcję automatycznego wysyłania powiadomień o nowej fakturze, przez co konieczne może być samodzielne monitorowanie systemu.
Dostosowanie systemu firmowego do wymagań KSeF
Wymienione wyżej ograniczenia sprawiają, że wiele firm decyduje się na integrację używanego oprogramowania z KSeFem lub też na wdrożenie nowego systemu obiegu faktur, który będzie zapewniał wysoką wydajność procesu. W jaki jednak sposób może się to stać? Integracja KSeFu z oprogramowaniem zewnętrznym odbywa się dzięki wykorzystaniu udostępnionego API. Z jego pomocą specjaliści są w stanie połączyć firmowe oprogramowanie z Krajowym Systemem e-Faktur w taki sposób, by działało ono jako swego rodzaju oprogramowanie interfejsowe.
Jeżeli firma chce zdecydować się na wdrożenie nowego systemu obiegu faktur zintegrowanego z KSeFem, ważne jest to, aby wybrane oprogramowanie zapewniało niezbędne dla optymalizacji procesów funkcje. Przede wszystkim ważna jest możliwość odpowiedniego dostosowania systemu do potrzeb firmy. W każdej organizacji proces obiegu faktur może bowiem wyglądać inaczej. Odmienne są także potrzeby dotyczące wzoru faktury i zawartych na niej danych, dlatego oprogramowanie powinno zapewniać wystarczające możliwości modyfikacji.
Ważne jest również to, by wdrażany system obiegu dokumentów finansowych niwelował ograniczenia wynikające z używania KSeFu. Powinien on więc między innymi ułatwiać weryfikację poprawności wprowadzanych danych , a także zapewniać funkcję wysyłania powiadomień w momencie otrzymania faktury. Właśnie takie możliwości oferuje platforma LOGITO wyposażona w funkcjonalności takie jak na przykład przeliczanie waluty według odpowiedniego kursu i daty, obliczanie stawek VAT czy integracja z białą listą VAT i GUS. Dzięki niej uda się więc skorzystać z wszystkich benefitów KSeFu bez konieczności zmagania się z jego ograniczeniami.
Wady i zalety różnych metod korzystania z KSeF
Obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur objęta będzie już niedługo każda firma. Warto mieć więc świadomość tego, jakie wady i zalety wiążą się z zastosowaniem konkretnej metody używania KSeFu. Tylko znając korzyści wszystkich rozwiązań możemy bowiem podjąć właściwą decyzję i przyczynić się do optymalizacji procesu obiegu dokumentów finansowych, a tym samym do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa i zyskania przewagi konkurencyjnej.
Jakie zalety niesie więc za sobą korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur? Bez względu na to, czy system zintegrujemy z innym oprogramowaniem czy nie, możemy na pewno liczyć na:
- obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i archiwizacją faktur;
- szybsze otrzymywanie zwrotu podatku VAT (40 dni zamiast 60 dni);
- ujednolicenie i automatyzację niektórych procesów;
- brak obowiązku archiwizacji papierowych faktur.
Jeżeli zdecydujemy się na korzystanie z KSeFu bez integracji z zewnętrznym systemem obiegu faktur, musimy jednak być świadomi wynikających z tego ograniczeń. Problemem może być między innymi:
- brak możliwości prostego i wygodnego podglądania zawartości faktury;
- zwiększenie ryzyka pomyłki przez brak weryfikacji poprawności wprowadzanych danych;
- brak automatycznych powiadomień o pojawieniu się nowych dokumentów w systemie;
- utrudnienia związane z niedostosowaniem systemu do obecnej w firmie ścieżki obiegu dokumentów finansowych.
Aby zadbać o jak największą efektywność procesu obiegu faktur, warto rozważyć integrację KSeFu z profesjonalnym oprogramowaniem dla firm, takim jak LOGITO. Co możemy dzięki temu zyskać? Korzyści płynące z integracji z KSeF to między innymi:
- automatyczna weryfikacja poprawności danych zawartych na fakturze;
- możliwość łatwego wystawiania faktur za pomocą wygodnego i czytelnego systemu;
- automatyczne pobieranie faktur z KSeFu do systemu;
- możliwość dostosowania oprogramowania do aktualnych procesów i wymagań firmy, w tym między innymi możliwość modyfikacji wzoru faktur i informacji zawartych na dokumencie;
- otrzymywanie powiadomień o wpłynięciu nowej faktury do systemu;
- możliwość łatwego generowania podglądu dokumentu i wysyłania faktury w formacie PDF do klienta.
Integracja z odpowiednim systemem obiegu dokumentów finansowych, choć wiąże się z pewną inwestycją, może przyczynić się do znacznego wzrostu efektywności procesów biznesowych w firmie. Przedsiębiorstwa, którym zależy na utrzymaniu lub zwiększeniu swojej pozycji na rynku, powinny więc rozważyć, czy rozwiązanie to nie będzie najlepszą opcją również w ich wypadku.
Bezpieczeństwo danych w procesie integracji
Bezpieczeństwo danych jest niezwykle istotną kwestią, o której musi pamiętać każda firma decydująca się na integrację z KSeF. Bardzo ważne jest więc to, by za cały proces odpowiedzialni byli doświadczeni specjaliści. O czym jednak musimy pamiętać, jeżeli chcemy, by dane były bezpieczne zarówno podczas procesu integracji, jak i po nim?
Jedną z kluczowych kwestii są uprawnienia pracowników do wglądu do faktur i ich edycji. Z pewnością nie każdy pracownik w firmie jest upoważniony do przeglądania dokumentacji finansowej, dlatego warto zadbać o przyznanie dostępów do systemu jedynie osobom, które będą odpowiedzialne za zarządzanie fakturami w samym KSeF. Pomocny będzie również powszechny system ról i uprawnień, który powinien być zapewniany przez dobre oprogramowanie intefejsowe. Wpływ na bezpieczeństwo danych będzie miało także to, czy sama integracja zostanie wykonana poprawnie. Warto więc zdecydować się na usługi doświadczonego dostawcy takiego jak LOGITO. Zagwarantuje on bowiem bezproblemowy przebieg całego procesu, a także wsparcie na etapie wdrażania i opiekę powdrożeniową.
Zachowanie zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi e-faktur
Dostosowanie firmy do obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest niezbędne dla zachowania zgodności z przepisami prawa. Ważne jest jednak nie tylko to, aby zmiany zostały wdrożone w odpowiednim czasie, ale także to, by cały proces przebiegł poprawnie. Niezbędne jest między innymi zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych, a także formatu faktury zgodnego z wzorami Ministerstwa Finansów.
Warto więc podjąć odpowiednie kroki, by zyskać pewność, że przedsiębiorstwo zdąży dopasować swój system obiegu faktur do wymogów KSeF. Jeśli już teraz zdecydujesz się na współpracę z LOGITO, zagwarantujesz swojej firmie gotowość na funkcjonowanie w nowych realiach prawnych.
