Zarządzanie obiegiem korespondencji to jedno z zadań mających ogromny wpływ na efektywność całego przedsiębiorstwa. Poszczególne organizacje realizują ten proces w oparciu między innymi o rejestry prowadzone za pomocą programu Excel, dedykowanych systemów dla firm czy też tradycyjnych papierowych dzienników. Na jakie rozwiązanie warto się więc zdecydować, by maksymalnie zwiększyć skuteczność zarządzania korespondencją i wygodę zajmujących się tym pracowników?
Korespondencja firmowa – co to jest?
Każda organizacja, bez względu na swój rozmiar czy zakres działalności, otrzymuje i wysyła do swoich kontrahentów i pracowników wiele dokumentów. To właśnie wszystkie takie wiadomości, oferty czy umowy określamy mianem korespondencji firmowej. Zarządzanie tego typu dokumentami jest natomiast jednym z kluczowych procesów w każdym przedsiębiorstwie.
Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że zarządzanie korespondencją w firmie nie jest trudnym zadaniem, to w rzeczywistości wymaga ono znajomości konkretnych procedur, dobrej organizacji, a często także odpowiednich narzędzi. Warto więc przyjrzeć się podstawowym zagadnieniom związanym z tym procesem i omówić rozwiązania, które mogą zwiększyć jego efektywność.
Podział korespondencji firmowej
Kwestią, od której warto zacząć omawianie tego procesu, jest podział korespondencji na poszczególne kategorie. Procedury dotyczące danego rodzaju dokumentów mogą bowiem wyglądać nieco inaczej.
Jakie kategorie korespondencji możemy zatem wyróżnić?
Korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna
Za jedno z podstawowych rozróżnień możemy z pewnością uznać podział korespondencji firmowej na wewnętrzną i zewnętrzną. Korespondencja zewnętrzna to – jak sama nazwa wskazuje – wszystkie dokumenty, które nasza organizacja wysyła lub otrzymuje od instytucji zewnętrznych. W jej skład wchodzą więc między innymi pisma urzędowe czy też listy, umowy, zamówienia i inne wiadomości wymieniane z klientami, dostawcami oraz innymi podmiotami.
Korespondencja wewnętrzna to natomiast takie dokumenty, które wysyłane są pomiędzy działami i pracownikami naszej organizacji. Pełni ona ważną funkcję w każdym przedsiębiorstwie – pozwala bowiem na sprawny przepływ informacji i ułatwia zarządzanie firmą.
Korespondencja wychodząca i przychodząca
Kolejnym ważnym rozróżnieniem jest podział na korespondencję wychodzącą i przychodzącą. W przypadku obu z tych rodzajów pism będziemy mieli do czynienia z innymi procedurami rejestrowania dokumentów.
Korespondencja przychodząca to po prostu wszystkie wiadomości otrzymywane przez naszą firmę. Gdy docierają do nas takie dokumenty, do naszego rejestru wprowadzić powinniśmy między innymi:
- numer dokumentu przyporządkowany przez nadawcę;
- nadany przez nas numer dokumentu zgodny z kolejnością prowadzonego rejestru;
- dane nadawcy dokumentu;
- datę wydania i datę otrzymania dokumentu;
- dodatkowe informacje o dokumencie (temat, komu został przekazany).
Inne dane mogą natomiast zawierać rejestry korespondencji wychodzącej, czyli wszystkich dokumentów, które są wysyłane przez naszą firmę. W ich przypadku zamieszczamy zwykle informacje na temat:
- nadanego przez nas numeru dokumentu;
- danych odbiorcy dokumentu;
- daty wysłania dokumentu;
- tematu/zawartości korespondencji.
Każde przedsiębiorstwo może poza wymienionymi elementami zdecydować się na zamieszczanie w rejestrach korespondencji wychodzącej i przychodzącej dodatkowych rubryk. Struktura tych baz danych powinna być bowiem dopasowana do potrzeb organizacji i pozwalać jej na zwiększanie efektywności procesów.
Prawidłowe zarządzanie korespondencją – dlaczego jest tak istotne?
Jak widzimy, zarządzanie korespondencją firmową to dość złożony proces, który w przypadku niektórych przedsiębiorstw może być dodatkowo modyfikowany.
Dlaczego jednak skrupulatne prowadzenie rejestrów jest aż tak ważne?
Główną motywacją przedsiębiorstw do optymalizowania tego procesu jest przede wszystkim chęć zwiększenia czytelności obiegu dokumentacji. Niektóre ze współcześnie działających organizacji wysyłają i odbierają tak wiele dokumentów, że niemożliwe byłoby zapamiętanie daty nadania lub otrzymania każdego z nich. Wszystkim firmom mogą przytrafić się jednak nieprzewidziane sytuacje związane z wychodzącą lub przychodzącą korespondencją. Zdarzyć może się na przykład tak, że kontrahent poinformuje nas, iż nie otrzymał on wysłanej przez nas wiadomości.
Co możemy wtedy zrobić?
Jeśli nasz proces zarządzania korespondencją firmową działa niepoprawnie lub niewydajnie, zlokalizowanie dokumentu lub zweryfikowanie, kiedy został on nadany, będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Jeżeli natomiast dysponujemy czytelnym rejestrem, znalezienie informacji o danym piśmie zajmie nam zaledwie kilka sekund.
Czytelny rejestr okaże się równie przydatny, gdy zechcemy zapoznać się z całością korespondencji wymienionej z danym podmiotem lub odszukać otrzymane wcześniej pisma dotyczące danego zagadnienia.
Co możemy w takim razie zrobić, by omawiany proces działał jak najsprawniej?
Metody zarządzania korespondencją firmową
Zakres działań, które możemy podjąć w celu usprawnienia zarządzania korespondencją firmową zależy przede wszystkim od obecnego sposobu funkcjonowania organizacji. Tak jak i w przypadku wielu innych procesów, w polskich przedsiębiorstwach nadal mamy do czynienia ze stosowaniem zarówno tradycyjnych, papierowych rozwiązań, jak i systemów cyfrowych. Warto więc przyjrzeć się obu tym sposobom, wskazać ich mocne i słabe strony oraz wyznaczyć metody na poprawę ich działania.
Papierowa książka korespondencji
Pierwszym ze sposobów na zarządzanie korespondencją w firmie jest prowadzenie tradycyjnego, papierowego rejestru. Metoda ta stosowana była w przedsiębiorstwach i innych instytucjach przez wiele lat i pracownicy często są już z nią dobrze zaznajomieni. Dodatkowo prowadzenie papierowych ksiąg korespondencji w przypadku otrzymywania i wysyłania nielicznych dokumentów jest stosunkowo proste i nie wymaga posiadania żadnych systemów i narzędzi informatycznych. Rozwiązanie to, choć dziś już coraz mniej popularne, może więc sprawdzić się w małych firmach wysyłających i otrzymujących kilka dokumentów w skali miesiąca.
Ograniczeniem papierowych rejestrów korespondencji jest jednak to, że zarówno ręczne wprowadzanie wszystkich informacji, jak i odnajdywanie danych na temat szukanych pism jest niezwykle czasochłonne. Bardzo problematyczne może być również późniejsze przechowywanie sporządzonych ksiąg. Taka metoda realizacji omawianego procesu nie sprawdzi się już więc obecnie w przypadku większości średnich i dużych firm, które każdego dnia wysyłają i otrzymują wiele różnego rodzaju dokumentów.
Elektroniczne dzienniki korespondencji
Na cyfryzację obiegu korespondencji decyduje się obecnie wiele średnich i dużych przedsiębiorstw.
W jaki sposób prowadzone są elektroniczne rejestry?
Poszczególne organizacje stosują różne metody zarządzania korespondencją, takie jak na przykład tworzenie dzienników przy wykorzystaniu programu Excel.
Ten sposób zarządzania obiegiem korespondencji faktycznie przynosi pewne usprawnienia i ułatwia realizację procesów firmowych. Wiele zadań może być dzięki niemu realizowanych szybciej, a same rejestry przechowywane są na dysku komputera, co może korzystnie wpływać na wygodę i bezpieczeństwo.
W przypadku tej metody konieczne jest jednak samodzielne opracowywanie czytelnych dzienników korespondencji oraz ręczne uzupełnianie wszystkich komórek. Mimo niezbędnego wkładu pracy, taki sposób zarządzania korespondencją i tak nie zagwarantuje wysokiej wydajności w przypadku średnich i dużych firm, które wysyłają i odbierają wiele dokumentów. Nie będzie też posiadał niektórych funkcji mogących ułatwić nam wykonywanie zadań.
To właśnie dlatego organizacje, którym zależy na osiągnięciu najlepszych rezultatów, decydują się na wdrożenie dedykowanego systemu do obsługi korespondencji i spraw takiego jak LOGITO. Tego typu oprogramowanie daje dużo większe możliwości niż rejestry papierowe czy prowadzone w Excelu – pozwala bowiem między innymi na dużo szybsze dodawanie dokumentów dzięki wykorzystaniu specjalnych formularzy oraz automatycznego uzupełniania komórek, czy też na błyskawiczne wyszukiwanie informacji przy użyciu opcji sortowania lub filtrowania.
Zalety elektronicznego obiegu korespondencji w przedsiębiorstwie
Wdrożenie profesjonalnego systemu do zarządzania obiegiem korespondencji przyniesie firmie wiele istotnych korzyści.
O jakich benefitach mówimy?
Na wyróżnienie zasługują między innymi:
- skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów – nowoczesne oprogramowanie pozwoli na automatyzacje poszczególnych zadań;
- ułatwienie procesu wyszukiwania informacji – korzystając z systemu takiego jak LOGITO, będziemy mogli łatwo posortować dokumenty czy też zastosować odpowiednie filtry;
- poprawa spójności i intuicyjności rejestrów – elektroniczne dzienniki korespondencji zapewniają bardzo dobrą czytelność i są dopasowane do potrzeb pracowników;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych – wszystkie informacje przechowywane będą w bezpiecznym systemie, do którego dostęp będą mieli jedynie uprawnieni pracownicy;
- zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu – dostępne w profesjonalnych systemach funkcjonalności ułatwiające wprowadzanie danych pozwalają na znaczne zredukowanie liczby pomyłek.
Jak wdrożyć elektroniczny system zarządzania obiegiem korespondencji firmowej?
Zastąpienie papierowych rejestrów korespondencji oraz prowadzonych w Excelu dzienników profesjonalnym systemem dla firm pozwoli na zwiększenie efektywności w niemal każdej średniej i dużej organizacji.
Jak w takim razie wdrożyć omawiane rozwiązanie?
Przede wszystkim na początku warto poznać swoje potrzeby i wyznaczyć funkcjonalności, na których nam zależy. Następnie będziemy mogli wybrać oprogramowanie, które dostarczy nam tego, czego oczekujemy.
Jakimi systemami warto się zainteresować?
Na rynku dostępnych jest obecnie wiele profesjonalnych rozwiązań. Bardzo dużo opcji w zakresie optymalizacji zarządzania korespondencją firmową daje między innymi platforma LOGITO.
Gdy już wybierzemy odpowiednie oprogramowanie do zarządzania korespondencją, sam proces jego wdrożenia będzie mógł przebiec bardzo sprawnie. Dzięki temu szybko zyskamy możliwość korzystania z wygodnych elektronicznych dzienników korespondencji, które realnie usprawnią nasze procesy biznesowe.
