Komunikacja zespołowa to jeden z najistotniejszych czynników w efektywnym funkcjonowaniu każdej organizacji. Niestety, nawet najlepiej zorganizowane grupy mogą napotykać na różnorodne problemy na tym polu. Jakie są najczęstsze wyzwania w komunikacji zespołowej? Czy istnieją skuteczne strategie ich rozwiązania?
Brak transparentności
Niejasne komunikaty, brak przejrzystości, nasycenie języka zbędnymi informacjami czy mową-trawą może prowadzić do nieporozumień oraz błędów w realizacji zadań. Aby tego uniknąć, należy wprowadzić jasne wytyczne dotyczące komunikacji wewnętrznej, ale i zewnętrznej. Korzystając z różnorodnych narzędzi, takich jak upraszczanie języka, firmy mogą ułatwić zrozumienie przekazywanych informacji.
Współpraca asynchroniczna
Współczesne organizacje nie są już ograniczone terytorialnie. Upowszechnienie zdalnego modelu pracy, obecność w zespołach tzw. cyfrowych nomadów może skutkować trudnościami w zsynchronizowaniu pracy zespołu. Tu rozwiązaniem są przede wszystkim jasne zasady współpracy i organizacja kluczowych spotkań tak, aby żadna osoba w firmie nie czuła się pominięta.
Innym problemem są niewłaściwie zorganizowane, długotrwałe i mało efektywne spotkania. Warto pamiętać, iż spotkania powinny posiadać plan (agendę) z określonymi celami. W dyskusjach powinny brać tylko te osoby, które faktycznie są interesariuszami danej sprawy.
Zarządzanie
Członkowie zespołów tracą motywację do aktywnego uczestnictwa w procesie komunikacji, gdy nie czują się szanowani czy wysłuchani. W związku z tym firma musi postawić na otwartość i niepomijanie żadnego pomysłu. To również sytuacja, w której nagradza się inicjatywę i zwraca uwagę na osiągnięcia zespołu.
Bardzo często błędy na tym polu wiążą się z nieumiejętnością aktywnego słuchania, co może prowadzić do niezrozumienia potrzeb i oczekiwań członków zespołu. Istotne, aby osoby zarządzające potrafiły wysłuchać, zadawać kontrolne pytania i być na bieżąco z toczącymi się dyskusjami.
Jak radzić sobie z problemami komunikacyjnymi?
Rozwiązywanie trudności na tle komunikacyjnym wymaga wiedzy na temat tego, jak faktycznie porozumiewają się pracownicy. Jak się tego dowiedzieć? W wielu wypadkach sama rozmowa z członkami zespołów nie da jasnych, mierzalnych odpowiedzi. Dlatego warto skorzystać z możliwości, jakie daje badanie Extended DISC®. Dla pracownika to tylko prosty kwestionariusz, którego wypełnienie zajmie kilkanaście minut. Zarządzającym czy pracownikom HR daje jednak wiele cennych informacji na temat osób objętych badaniem. Extended DISC® jest oparte na 4 stylach zachowania, które doskonale opisują kwestie powiązane z komunikacją i wskazują na charakterystyczne cechy danego pracownika, np. czy jest on chętny do kontaktu, czy woli np. porozumiewać się pisemnie i rzadziej walczy o to, aby jego zdanie było “na wierzchu”. To jednak niejedyna zaleta Extended DISC® – badanie pozwala sięgnąć znacznie głębiej i poznać pracowników od strony ich naturalnych predyspozycji, reakcji na stres czy też umożliwia wskazanie czynników motywujących i stresogennych. W ten sposób zarządzający mogą lepiej zrozumieć istotę konfliktów i problemów komunikacyjnych w firmie. Zobacz: https://extended.tools/sila-zespolow/.
